Co warto wiedzieć o automatyzacji promocji, konkursów czy programów motywacyjnych?

Wielu marketerów i marketerek przypomina sobie to uczucie, gdy odwleka moment, w którym trzeba rozpocząć przygotowania do kolejnej aktywacji konsumenckiej lub programu motywacyjnego dla handlowców. Wiemy, że przynosi to wymierne efekty sprzedażowe, ale pracy przy tym jest sporo i trzeba pamiętać o wielu drobnych szczegółach, bez których osiągnięcie zakładanych wyników nie jest możliwe.

Na rynku praktycznie nie ma narzędzi, które pomogą w całościowym przeprowadzeniu działań promocyjnych. Dysponujemy infrastrukturą czy oprogramowaniem, które realizuje poszczególne elementy procesu. Potrzebny jest jeden system, który przeprowadzi twórców akcji promocyjnej przez wszystkie działania, począwszy od ustalenia jej mechanizmu, aż po jej rozliczenie i wysyłkę nagród.

Proces organizacji i przeprowadzenia promocji można podzielić na kilka najważniejszych etapów. Przyjrzyjmy się im po kolei:

1. Przygotowanie formalnoprawne promocji
   Podejmujemy decyzję, jakiego typu akcję chcemy przeprowadzić. O możliwych typach akcji wspomniałem wcześniej, teraz dwa słowa o różnicach pomiędzy najczęściej przeprowadzanymi typami promocji:

• • Sprzedaż premiowa
    To relatywnie najprostszy i najmniej angażujący rodzaj promocji. Ogólnie rzecz biorąc, polega on na tym, że nagradzamy każdą osobę, która kupi nasz produkt / skorzysta z naszej usługi i przystąpi do takiej promocji.
  • Konkurs konsumencki
    W przypadku konkursu zakup produktu nie jest konieczny, lecz oczywiście jest możliwy. Idea konkursu polega na tym, że nagradzamy jedynie uczestników, którzy w najlepszy sposób wykonają zadanie konkursowe, przedstawione przez organizatora.
  • Loteria
    Loteria, jak sama nazwa wskazuje, wprowadza element losowości, który decyduje o wyborze laureatów. Bardzo ważny jest fakt, iż ramy prawne organizacji loterii są określone w Ustawie o grach hazardowych.
  • Program MGM (Member Gets Member)
    W skrócie możemy nazwać go programem rekomendacyjnym. Polega on na tym, że nabywca kupuje produkt lub usługę dzięki rekomendacji jednego z obecnych klientów firmy.
  • Program motywacyjny
    Ten rodzaj akcji jest bardzo prosty. Jego głównymi odbiorcami są pracownicy Sprzedaży, niezależnie od tego, czy są pracownikami danej firmy, czy są zatrudnieni przez podmioty zewnętrzne, np. dystrybutorów.
  • Promocje w miejscu sprzedaży
    W tym przypadku mamy do czynienia z sytuacją, podczas której zbieramy dane klientów podczas zakupu w punkcie sprzedaży czy podczas eventów.

Niezależnie od rodzaju wybranego schematu promocyjnego, należy pamiętać o właściwym skonstruowaniu regulaminu akcji i jej prawidłowym rozliczeniu podatkowym.

2. Informacje dla uczestników i zbieranie zgłoszeń
   Jeśli w firmie podjęliście już decyzję, jaki typ promocji chcecie zrobić, to pozostaje ją zorganizować i wdrożyć.Sercem każdej promocji jest formularz rejestracyjny oraz baza danych uczestników promocji. Istnieją już na rynku narzędzia, które pozwalają na stworzenie w pełni konfigurowalnego formularza rejestracyjnego. Tak właśnie działa Promomanager. Pozwala on w bardzo prosty sposób (wklejenie kilku gotowych i wyświetlanych w systemie linii kodu) na zintegrowanie z dowolną stroną internetową.Konfiguracja formularza rejestracyjnego polega na prostym wyborze jego elementów (patrz screen 1). Oprócz tak podstawowych danych, jak imię, nazwisko czy numer telefonu, można wybrać pola, służące do podania bardziej szczegółowych informacji.
   

3. Wyłonienie laureatów
   Niezależnie od tego, z jakiego rodzaju akcją mamy do czynienia, kolejnym krokiem po przyjęciu do niej zgłoszeń i zebraniu uczestników jest wyłonienie laureatów. Wygląda to inaczej dla każdego rodzaju opisanych powyżej akcji promocyjnych i może wymagać powołania specjalnych ciał, takich jak Komisja konkursowa, wybierająca najlepiej wykonane zadania konkursowe, czy Komisja nadzoru loterii, która odpowiada za przebieg losowania.

4. Wydanie nagród
   Teraz czynności, związane z wydawaniem nagród, można zautomatyzować. Dzięki Promomanagerowi w automatyczny sposób można wydawać nagrody w postaci  kodów elektronicznych oraz nagrody pieniężne (patrz screen 2). Przy czym wydawanie nagród pieniężnych jest wykonywane w najdogodniejszy dla laureata sposób – bezpośrednio na jego konto osobiste w banku. Częściowo zautomatyzować można także proces wydania nagród rzeczowych – Promomanager zawiera moduł, pozwalający na zebranie adresów wysyłki nagród.
   

5. Obsługa reklamacyjna i rozliczenie
   Kluczem do dobrego zorganizowania obsługi reklamacyjnej jest odpowiednio zaprojektowana baza danych uczestników promocji, do której po kolei trafiają wszystkie niezbędne informacje. W Promomanagerze dostęp do tak zgromadzonej bazy danych jest możliwy w trybie 24/7, z każdego miejsca. Baza danych jest przechowywania na serwerach w jednym z najbezpieczniejszych centrów danych w Polsce, a żadne dane nie trafiają do chmury.Organizacja i przeprowadzenie akcji promocyjnych wydaje się być procesem skomplikowanym, lecz obecnie można go zautomatyzować i znacząco uprościć. Właśnie dlatego powstał Promomanager, pierwsze na rynku narzędzie, które wspiera marketerów i marketerki w organizacji, przeprowadzeniu i rozliczeniu różnego rodzaju akcji promocyjnych. Promomanager może zmniejszyć ilość czasu i pieniędzy, potrzebnych na realizację promocji.Innowacyjność Promomanagera polega na dostarczeniu pełnej infrastruktury technologicznej, niezbędnej do zbierania danych, takich jak leady, zgłoszenia czy rejestracje, bez konieczności angażowania działu IT lub zewnętrznych firm. Skonfigurowany w nim formularz przyjmowania zgłoszeń można w prosty sposób zintegrować z dowolną stroną internetową stworzoną przez użytkownika. Z kolei możliwość automatycznego wydawania nagród redukuje do minimum ilość pracy, poświęconą na rozliczenie promocji oraz na prace, związane z logistyką.

Artykuł powstał we współpracy z zespołem Promomanagera